Système de contrôle interne
Statut: Document d'Enregistrement 2007
Le système de contrôle interne repose sur une série de principes et de procédures s’appliquant dans l’ensemble du Groupe EADS. Il sert à assurer le Conseil d’administration, le Chief Executive Officer et le Directeur financier que les objectifs suivants ont été réalisés :
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Assurer la qualité du reporting des informations financières, notamment grâce à la conception et la mise en œuvre de procédures destinées à favoriser la diffusion d’une information pertinente, fiable et transmise en temps utile ;
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Assurer la conformité avec les lois et réglementations applicables au Groupe, ainsi qu’avec les politiques internes du Groupe ;
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Identifier et répondre aux risques significatifs de nature opérationnelle, financière ou réglementaire, dans l’ensemble du Groupe.
Les Directions des Divisions, des Unités Opérationnelles et des services du siège sont responsables de la mise en œuvre et du suivi du système de contrôle interne dans les entités dont ils ont la charge. Ils veillent à l’établissement et au bon fonctionnement des dispositifs adéquats, afin d’atteindre les objectifs de contrôle définis par la direction d’EADS, tels que listés dans les modèles de contrôle interne.
EADS a mis en place des mécanismes formalisés d’autoévaluation du contrôle interne. Il appartient à chaque responsable d’un processus ou d’un système contrôle d’appliquer régulièrement ces mécanismes et de vérifier l’efficacité des systèmes de contrôle interne, au niveau de leur fonctionnement et de leur conception, qui ont été mis en place pour ce processus. Les insuffisances identifiées doivent être évaluées et classées par ordre de priorité, selon la nomenclature suivante : « insuffisance », « insuffisance significative », « vulnérabilité majeure ». Des mesures correctives doivent être définies et mises en œuvre pour traiter toute insuffisance constatée. Les progrès réalisés sont suivis par la Direction de la Division, de l’Unité Opérationnelle et du service du siège concernés, avec reporting au siège d’EADS. Les mesures correctives sont réévaluées périodiquement, afin de vérifier leur efficacité. Chaque année, le service audit procède à un examen indépendant de l’état des systèmes de contrôle interne et les résultats des autoévaluations réalisées dans les Divisions, les Unités Opérationnelles et les services du siège qui ont été sélectionnés. Le personnel concerné (coordinateurs de contrôle interne, responsables de processus) reçoit une formation sur les lois et réglementations nouvelles ou modifiées relatives au contrôle interne, mais également une mise à jour concernant les étapes et les procédures obligatoires des systèmes de contrôle interne.
À partir des autoévaluations, les responsables de chaque Division, Unité Opérationnelle et service du siège préparent des déclarations formelles relatives à l’adéquation et à l’efficacité des systèmes de contrôle interne, dans leurs périmètres de responsabilité. Les co-entreprises, telles que MBDA, disposent de systèmes de contrôle interne séparés. La coordination avec le système de contrôle interne d’EADS est facilitée, notamment, par la présence d’EADS au sein des organes de surveillance et de direction de ces entités (ex. : Conseil d’administration de MBDA, Comités d’audit).
Suivi des contrôles internes – Discussions au sein de la Direction
En complément des activités de suivi régulier au niveau des Divisions, des Unités Opérationnelles et du siège, les évaluations portant sur le caractère adéquat et l’efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques font l’objet de discussions approfondies entre le Chief Executive Officer et le Directeur financier d’EADS et les présidents et les directeurs financiers des Divisions et Unités Opérationnelles concernées ainsi qu’avec les responsables de fonctions du siège. Ces discussions servent à classer les problèmes potentiels par ordre de priorité au niveau d’EADS, à définir et à engager les actions appropriées, si nécessaire, et à tirer des conclusions pour le rapport général d’EADS sur le contrôle interne et la gestion des risques.
Procédures d’approbation par la Direction – Confirmations des délégataires
Chaque année, les insuffisances significatives et les déficiences importantes doivent être reportées dans des lettres de confirmation des délégataires. Depuis le cycle de reporting 2007, une procédure d’approbation améliorée est mise en œuvre par laquelle le Chief Executive Officer et le Directeur financier d’EADS confirment au Conseil d’administration qu’à leur connaissance :
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Le système de contrôle interne est structuré de manière adéquate pour donner des garanties raisonnables sur la fiabilité du reporting financier et sur la conformité aux lois et réglementations en vigueur ;
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Les objectifs de contrôle sont atteints par des contrôles dûment décrits dans des documents pertinents, conçus de manière adaptée aux activités concernées et qui fonctionnent en toute efficacité, à tous égards significatifs ;
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Le détenteur de chaque activité de contrôle est clairement identifié ; et
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Le système de gestion des risques est conçu et fonctionne pour identifier, évaluer, réagir à et concevoir des contrôles et surveiller/informer sur les risques en temps opportun.
La déclaration du Chief Executive Officer et du Directeur financier d’EADS sur le contrôle interne et la gestion des risques est basée principalement sur les autoévaluations, les revues et les discussions avec les équipes dirigeantes décrites ci-dessus. Elle comprend les lettres de confirmation des délégataires fournies au Chief Executive Officer et au Directeur financier d’EADS par toutes les équipes dirigeantes au niveau des Divisions et des Unités Opérationnelles.
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